Meer dan alleen agenda’s beheren
In veel organisaties wordt de rol van een personal assistant (PA) vaak onderschat. Het idee dat een PA zich enkel bezighoudt met het beheren van agenda’s, het aannemen van telefoontjes en het boeken van vergaderruimtes, is veelvoorkomend. Maar deze onderschatte taken van een personal assistant zijn slechts het begin. In werkelijkheid speelt een PA een cruciale rol in het efficiënt laten verlopen van de werkdag, vooral op directieniveau, waar hun impact vaak groot is.
Een goede personal assistant is niet alleen een organisatorische kracht, maar ook een strategische partner, een vertrouwenspersoon en een onmisbare schakel. Hieronder lichten we vijf belangrijke taken toe die vaak over het hoofd worden gezien, maar van grote waarde zijn voor zowel de organisatie als de leidinggevende.
1. Prioriteiten bewaken en filteren
Een ervaren PA begrijpt niet alleen wat er op de agenda staat, maar ook wat werkelijk belangrijk is. De PA fungeert als een poortwachter, waarbij e-mails, vergaderverzoeken en informatieaanvragen gefilterd worden. Dit zorgt ervoor dat de leidinggevende zijn of haar tijd en energie optimaal kan gebruiken. Door zorgvuldig prioriteiten te stellen, helpt de PA om te focussen op de juiste zaken en voorkomt het dat onbelangrijke taken de werkdag verstoren.
2. Voorbereiden van besluitvorming
Een PA zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt door belangrijke documenten samen te vatten en relevante informatie voorafgaand aan vergaderingen te verzamelen. Dit stelt de leidinggevende in staat om snel en goed geïnformeerd beslissingen te nemen. Deze voorbereiding voorkomt ad hoc werk, versnelt processen en draagt bij aan de kwaliteit van de besluiten die genomen worden.
3. Vertrouwelijke communicatie en reputatiebeheer
Een PA beheert vaak gevoelige informatie, zoals personeelskwesties en strategische plannen. De PA is een betrouwbare schakel tussen het management en de rest van de organisatie. Daarnaast vertegenwoordigt de PA de stijl, toon en waarden van de leidinggevende, wat de interne reputatie van de top beïnvloedt en het imago van de organisatie beschermt.
4. Stakeholdermanagement en relatieonderhoud
Een PA heeft overzicht over de relaties die onderhouden moeten worden, van klanten en leveranciers tot investeerders en medewerkers. Ze weten precies wie wanneer teruggebeld moet worden en welke contacten prioriteit hebben. Dit relationele geheugen is van onschatbare waarde, vooral voor drukbezette leidinggevenden die voortdurend schakelen met een breed netwerk van mensen.
5. Crisismanagement en proactieve probleemoplossing
Wanneer er onverwachte situaties ontstaan, zoals een dubbele boeking of een no-show, is het vaak de PA die snel actie onderneemt en de rust bewaart. Ze herkennen problemen voordat ze zich voordoen en kunnen snel schakelen om een oplossing te vinden. Deze proactieve houding maakt het verschil tussen reactief brandjes blussen en het systematisch ontzorgen van de leidinggevende.
Tot slot
Een goede personal assistant is geen luxe, maar een strategische investering. De onderschatte taken van een personal assistant maken een significant verschil, vooral in een tijd waarin leiders dagelijks talrijke beslissingen nemen, complexe agenda’s beheren en voortdurend schakelen tussen verschillende stakeholders. Het is tijd om deze functie te herwaarderen en de veelzijdigheid ervan volledig te erkennen.
Organisaties die hun personal assistants als volwaardige professionals zien en met verantwoordelijkheid, invloed en inzicht zullen niet alleen effectiever kunnen opereren, maar ook een sterker werkklimaat creëren.
24around